Dejar Excel y migrar a una plataforma especializada es posible sin un equipo técnico. Esta guía práctica explica cómo hacerlo paso a paso, qué esperar del proceso y qué errores evitar.
Equipo Impakto
“Tenemos todo en Excel” es probablemente la frase que más escuchamos cuando hablamos con fundaciones en Chile. Y no es un problema: Excel es una herramienta poderosa y flexible. El problema surge cuando tienes seis planillas distintas, tres personas editando versiones diferentes y nadie sabe cuál es la más actualizada.
Si llegaste a este punto, probablemente estás pensando en migrar a una plataforma especializada. Esta guía te explica cómo hacerlo sin traumas.
Antes de hablar de cómo hacerlo bien, hay que entender por qué muchas organizaciones intentan digitalizar y vuelven a Excel a los 3 meses:
1. Elegir la herramienta equivocada. Muchas fundaciones terminan usando Salesforce, SAP o herramientas diseñadas para empresas, que son complejas, caras y requieren configuración técnica. Cuando el costo de operación supera los beneficios, el equipo abandona.
2. Querer migrar todo de golpe. La presión de “hacer la migración completa en un mes” genera caos. Los equipos se sienten abrumados, los datos quedan a medias y nadie confía en el sistema nuevo.
3. No involucrar al equipo desde el principio. Si solo el director sabe que están migrando y el equipo se entera el día que tienen que usar la nueva plataforma, la resistencia es enorme.
4. Falta de soporte. Cuando aparece un problema y no hay nadie que responda rápido, el equipo vuelve a lo que conoce.
Audita tus datos actuales. Antes de migrar, limpia. Revisa tus planillas y elimina duplicados, datos incompletos y formatos inconsistentes. Es tedioso pero imprescindible: migrar datos sucios produce un sistema sucio.
Define qué vas a migrar primero. No todo a la vez. Prioriza el módulo más crítico para tu operación diaria. Para la mayoría de las fundaciones en Chile, ese módulo es el registro de beneficiarios o el seguimiento de programas.
Involucra a tu equipo. Convoca una reunión corta donde expliques el por qué del cambio. Escucha las preocupaciones. Las personas se resisten menos al cambio cuando entienden el beneficio y sienten que su opinión importa.
Semana 1-2: Solo el módulo prioritario. Carga tus datos del módulo que elegiste y trabaja con él en paralelo a Excel. No abandones Excel todavía.
Semana 3-4: Validación. Revisa que los datos en la plataforma coincidan con los de Excel. Usa ambos en paralelo y encuentra discrepancias. Esto da confianza al equipo.
Semana 5-6: Abandono progresivo de Excel. Una vez que el equipo confía en los datos de la plataforma, empieza a no actualizar Excel. Cuando notes que nadie lo extraña, es el momento de pasar al siguiente módulo.
Agrega un módulo nuevo cada 2-3 semanas. El orden recomendado:
Para cuando hayas completado los 5 primeros módulos, tu equipo ya tiene el hábito digital establecido. Los módulos más avanzados (convocatorias, fondos) se incorporan solos.
Las fundaciones que completan la migración reportan tres cambios consistentes:
Tiempo de preparación de informes: De días a horas. El informe que tomaba 3 días reunir información y formatear ahora toma 20 minutos con los datos ya en el sistema y generación automática de PDF.
Claridad para tomar decisiones: Cuando los datos están en un solo lugar y son visibles para todo el equipo, las conversaciones en reuniones cambian. Se habla menos de “¿cómo van los números?” y más de “¿qué hacemos con estos números?”.
Acceso a más financiamiento: Con datos ordenados y accesibles, postular a fondos se vuelve más rápido. Varias fundaciones piloto de Impakto reportaron haber postulado a 2-3 fondos más durante el primer año digital, porque el proceso dejó de ser abrumador.
Si ves estas señales, es momento de pausar y diagnosticar. Generalmente el problema no es la plataforma, sino el proceso de adoptación.
Una de las preguntas más frecuentes que nos hacen: “¿Necesitamos contratar a alguien técnico para implementar esto?”
La respuesta corta: no. Una plataforma diseñada para fundaciones debe poder implementarse sin soporte técnico interno. Si necesitas un administrador de sistemas para poner en marcha un software de gestión social, es la herramienta equivocada.
Lo que sí necesitas es tiempo y disposición. Alguien en tu equipo —puede ser el coordinador de programas, la administradora, o el director— que lidere la implementación y sea el punto de referencia para el resto.
En Impakto, acompañamos a cada fundación durante su proceso de implementación. Las primeras semanas respondemos preguntas, revisamos que los datos estén correctamente cargados y nos aseguramos de que el equipo tenga lo que necesita para arrancar con confianza.
¿Quieres ver cómo funciona antes de decidir? Agenda una demo gratuita y te mostramos el proceso completo en 30 minutos.
Directorio actualizado de los principales fondos SUBDERE, CORFO, FOSIS y privados disponibles para fundaciones y ONGs en Chile. Incluye requisitos, montos y fechas clave.
La gestión de impacto social es la capacidad de una organización de medir, comunicar y mejorar el cambio que genera en las personas y comunidades a las que sirve. Aquí explicamos por qué importa y cómo empezar.
Prueba Impakto gratis y empieza a medir el impacto de tus programas.
